Microsoft Accessでシステム開発

Aceessでのシステム開発に関するコラム集です。

225. accessでのシステム開発を外注する前に知っておきたいチェック項目10選

Accessを使って業務システムを構築したいと考えたとき、外注を検討する企業は多くあります。
社内担当者だけで作るには限界があり、プロに依頼すれば短期間で安定した仕組みを整えられるからです。
しかし、準備不足のまま外注すると、要件がズレたりコストが増えたり、運用が始まってから不便が生じることも少なくありません。
ここでは、accessでのシステム開発を安心して依頼するために、事前に確認しておきたい10のチェック項目をまとめます。

最初に確認したいのは、業務内容の明確化です。
何の業務を、どの部分までシステム化したいのかが曖昧だと、仕様が途中でブレてしまい、費用も時間も余計にかかります。
現場で行われている作業の流れを紙に書き出し、どこが負担になっているのかを把握することがスタートになります。

次に、データの種類と保存方法を整理します。
Accessはデータベースなので、どんなデータを扱うのか、今どこに保存されているのか、どの形式で管理されているのかを明確にしておく必要があります。
Excelが複数に分散している場合は、統合の範囲まで検討しておくとスムーズです。

三つ目のチェック項目は、必須機能と要望機能の区分です。
「絶対に必要な機能」「できれば欲しい機能」を分けておくと見積りが正確になり、開発会社との会話もスムーズになります。
特にaccessでのシステム開発は機能追加がしやすいので、最初から詰め込みすぎる必要はありません。

四つ目は、操作する人数と権限を整理することです。
誰が入力し、誰が閲覧し、誰が承認するのか。
ユーザー数によってはAccess単独では足りず、テーブルだけSQL Serverにする構成が必要な場合もあります。
運用をイメージした人数設定は欠かせません。

五つ目は、帳票の種類と書式です。
Access開発では帳票作成が強力ですが、紙のフォーマットをそのまま再現するには調整が必要です。
請求書、納品書、一覧表など、必要な帳票を外注前に集めておくと作業が減り、完成度も上がります。

六つ目は、他システムとの連携の有無です。
Excel、CSV、クラウドサービス、バーコードリーダーなど、連携したいツールがある場合は必ず事前に伝えます。
連携方法を後から追加すると構造から見直す必要が出ることもあるため、早めの共有が大切です。

七つ目は、運用開始後の保守体制です。
開発会社によって保守の範囲や料金が異なります。
「不具合対応のみ」「機能追加も対応」「毎月定額」などスタイルが違うため、運用を考慮した契約にすることが重要です。

八つ目は、納品方法の確認です。
Accessの場合、フロントエンドとバックエンドを分けた構成が一般的ですが、会社によって納品の形式が異なります。
自社で修正できる部分はどこまでなのか、暗号化や制限はどうなっているのかを事前に把握しておけば安心です。

九つ目のチェックポイントは、スケジュールと開発プロセスです。
要件定義、設計、開発、テスト、納品という流れのどこまで関わる必要があるのかを把握し、現場と調整しておくとトラブルが起こりにくくなります。

最後に、開発会社の実績とコミュニケーションの取りやすさを確認することです。
Accessの開発は見た目以上に設計力が問われるため、経験者かどうかは非常に重要です。
こちらの要望を丁寧に聞き取り、わかりやすく説明できる開発会社であれば安心して依頼できます。

外注前にこれらを整理しておくことで、accessでのシステム開発をスムーズに進められ、期待した成果を得やすくなります。