≪Vol.2_20100118≫
こんにちは、
株式会社ネーブルスの代表取締役の福田一成です。
みなさんは、パソコンを買い換えましたか?
現在、めまぐるしい勢いでハードウエアの技術が向上し、
規格が変わったため私の古い自宅のコンピュータには、
新しいハードウエアが取り付けられないようです。そろそろ買い替えです。
(パソコンを組み立てる趣味の人に影響が出るだけなので、
特にその様な趣味のない方には影響はありませんのでご安心ください。)
また、OSも変わってきました。最新のOSは、Windows7です。
昔のVistaとあまり変化はありませんが、WindowsXPを
現在、使用されている方からすると大変な変化です。
何れそれらの特集も、このメールマガジンでご紹介していきたいと
思っております。
私たち株式会社ネーブルスは、オーダーメイドの業務ソフトウェアの
開発、販売を行っている会社です。
お客様にIT化を推進する仕事をしています。
具体的には、業務を管理する業務ソフトウェアの制作を行います。
そんな私たちが、様々な業種で経験した業務IT化の事例、方法、提案を
よりすぐってお伝えしていきます。
【メインコンテンツ】
年賀状印刷はIT化のはじまり
●年賀状印刷ソフト
時期遅れですがお正月で使用されましたでしょうか?宛名印刷についてです。
今、あなたの会社では年賀状印刷は、何のソフトを使用していますか?
年賀状印刷ソフトを使用している会社様が多いかと思います。
実はExcelとWordを持っていれば、簡単に年賀状のはがき宛名印刷が
出来るんですよ。
Wordのはがき印刷機能を使用すれば、「はがき宛名印刷ウィザード」と言う
作成案内が表示され、それに従って入力していけば裏も表も印刷が行えます。
年賀状印刷ソフトよりは若干難しいかもしれませんが慣れてしまえば、
それ程、大変でもありません。
WordもExcelもあるったのに年賀状印刷ソフト買ってしまった会社様には
残念な話だったかもしれません。
まあ、落胆されずに次号で年賀状ソフトの良い活用方法をお話を致します。
●請求書印刷
年賀状で入力した得意先の情報を利用しない手はないですね。
実は、年賀状用に作成した得意先の情報を使って色々できます。
年賀状と同じようにWord、Excelを使用して差し込み印刷を行えば
請求書の印刷や封筒に貼り付ける宛名ラベル、等にも利用できます。
差し込み印刷とは、同じフォーマットの文章に会社名や宛名を変えて
印刷できる仕組みです。
年賀状で使用した得意先情報に請求金額、消費税、合計額の欄を設け同じ
請求書のフォーマットに顧客名と請求金額を入れ替えて一斉に印刷を
行うことができます。
●ひとつ上の仕組み
しかし、差し込み印刷は実際に使ってみると若干面倒な上、欲張って機能を
色々と追加すると管理が大変になってきます。
また、Excelも重くなってファイルを開くまでに、かなりの時間を必要とし、
あげくにExcelが突然終了したりファイルが壊れたりします。
Accessに乗り換える時が来たのです。
Microsoft Accessとは、Microsoft Office製品のひとつで
データベースソフトです。
データを蓄積し、その蓄積したデータを利用して様々なことが行えます。
先程の年賀状の宛名印刷、請求書の印刷、宛名ラベルの印刷は、
得意中の得意です。
ただ、Accessをこれだけで利用するのは非常にもったいない話です。
●仕事に活用
このデータベースソフトは、仕事で威力を発揮してくれる強力なソフトです。
Excelには、Excelの良さ、Accessには、Accessの良さがありまので、
TPOに合わせて使用するとよいでしょう。
次回は、それら、ExcelやAccessの利用場所をお伝えいたします。
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