Microsoft Accessでシステム開発

Aceessでのシステム開発に関するコラム集です。

211.Accessを使うと仕事がどう変わる？小さな会社の実例から学ぶ

中小企業でのAccess導入の“前後比較”をわかりやすく紹介いたします。

中小企業や個人事業では、「業務システムまでは必要ないけれど、Excelでは管理が大変」という声をよく聞きます。
そこで注目されているのが、Microsoft Access（アクセス）を使ったシステム化です。
専用ソフトを導入するほどのコストをかけずに、自社に合わせた業務管理を実現できるのがAccessの魅力です。

ここでは、Access導入の“前後”でどんな変化があったのかを、実際の小さな会社の事例をもとに紹介します。

 

Excelでの限界を感じていた販売会社

ある文具販売会社では、10名ほどの社員がExcelで顧客や受注を管理していました。
顧客リスト、商品一覧、売上記録、請求書データなどがそれぞれ別ファイルで存在し、担当者ごとに内容が微妙に違う状態。

「A社の最新の住所はどれ？」「この請求書は発行済み？」「誰が修正したの？」といった混乱が頻発し、確認や修正に多くの時間を費やしていました。
Excelは便利な反面、同時に複数人で扱うと情報がバラバラになりやすいという弱点があります。

また、ファイル容量が大きくなり、開くのにも時間がかかるようになっていました。
顧客数や取引数が増えるほど、Excelでの管理には限界が見えてきたのです。

 

Access導入後に起きた変化

そこで、この会社はAccessを使って「顧客・受注管理システム」を自社で構築しました。
最初はExcelのデータを取り込み、基本的な顧客マスタと受注テーブルを作成。
社員が入力しやすいように、Accessのフォーム（入力画面）を用意しました。

導入後、最初に実感したのは「探す手間の減少」でした。
顧客名を入力すれば過去の注文履歴が一覧で表示され、請求書発行もワンクリック。
同じ情報を繰り返し入力する必要がなくなり、1日あたりの事務作業が2時間ほど短縮されました。

また、Accessではデータを一元管理できるため、複数の社員が同時に利用しても矛盾が起こりません。
修正履歴も残るため、誰がいつデータを変更したかも確認できます。

 

社内の「属人化」からの脱却

Accessを導入して大きく変わったのは、担当者に依存しない仕組みができたことです。
以前は「このファイルは○○さんしかわからない」という状態でしたが、Accessに統一したことで誰でも同じ情報を見られるようになりました。

新人社員でも顧客検索や請求書作成が簡単に行えるため、教育コストも下がりました。
さらに、管理者はデータを分析して「どの顧客がリピートしているのか」「どの商品が売れているのか」をリアルタイムで確認できるようになり、販売戦略にも活かせるようになりました。

 

Access導入のポイント

Accessは高価な開発ツールを使わずに、自社の業務に合ったシステムを作れるのが特徴です。
外部業者に依頼して構築することもできますが、Excelが得意な社員が中心となって設計を始めるケースも多く見られます。

最初は簡単な「顧客台帳」や「在庫表」からスタートし、徐々に機能を拡張していくのがおすすめです。
実際、Accessでのシステム化をきっかけに、社内のデータ管理が整理され、業務効率が飛躍的に向上した会社は少なくありません。

Accessは、中小企業が「手の届くIT化」を実現するための強力なツールです。
データの整理、ミスの削減、業務の見える化――。

小さな会社だからこそ、Accessをうまく使えば仕事の流れが大きく変わります。